O delegacji

Konferencja w sprawie przyszłości Europy była otwartym i inkluzywnym wydarzeniem w zakresie demokracji deliberatywnej, niepodobnym do niczego, co robiliśmy do tej pory. Umożliwiła ona Europejczykom podzielenie się oczekiwaniami i pomysłami dotyczącymi Europy oraz sformułowanie propozycji, które pomogą ukierunkować przyszłą politykę UE.
Konferencja została uzgodniona przez Parlament Europejski, Radę Unii Europejskiej i Komisję Europejską we wspólnej deklaracji podpisanej 10 marca 2021 r. w Brukseli. Trzy instytucje, których przewodniczący wspólnie sprawowali prezydencję konferencji, zobowiązały się wysłuchać Europejczyków i szybko, w ramach swoich kompetencji, podjąć działania następcze w związku z przedstawionymi zaleceniami. Konferencja wypracowała swoje konkluzje wiosną 2022 r.
Prace konferencji były nadzorowane przez zarząd w imieniu wspólnej prezydencji. Składał się on z przedstawicieli trzech instytucji mających równe prawa, a jego współprzewodniczący pochodzili ze wszystkich trzech instytucji. Przedstawiciele COSAC z parlamentów narodowych UE uczestniczyli w charakterze obserwatorów we wszystkich posiedzeniach zarządu. W charakterze obserwatorów zaproszono również przedstawicieli z Europejskiego Komitetu Regionów i Europejskiego Komitetu Ekonomiczno-Społecznego oraz partnerów społecznych.

Konferencja oficjalnie rozpoczęła się 9 maja 2021 r. ceremonią w Parlamencie Europejskim w Strasburgu po przyjęciu jej regulaminu przez zarząd. Nastąpiło to po uruchomieniu 19 kwietnia wielojęzycznej platformy cyfrowej konferencji.
Platforma była miejscem, w którym obywatele mogli składać wnioski online, dzielić się pomysłami i komunikować się w 24 językach urzędowych UE. Uwagi te były gromadzone, analizowane i monitorowane przez cały czas trwania konferencji. W ramach platformy pogrupowano również wydarzenia organizowane przez osoby i organizacje, a także władze krajowe, regionalne i lokalne w całej Europie. Kluczowe pomysły i zalecenia z platformy wykorzystano jako wkład w dwa pozostałe komponenty konferencji: europejskie panele obywatelskie i sesję plenarną.
Każdy z czterech europejskich paneli obywatelskich składał się z 200 losowo wybranych obywateli, którzy omówili różne tematy i przedstawili swoje propozycje. Panele były reprezentatywne dla ludności UE pod względem pochodzenia geograficznego, płci, wieku i statusu społeczno-ekonomicznego.

Podczas sesji plenarnej konferencji omawiano zalecenia krajowych i europejskich paneli obywatelskich oraz uwagi zgromadzone w ramach wielojęzycznej platformy cyfrowej, pogrupowane według tematów. Po przedstawieniu tych zaleceń przez obywateli i przedyskutowaniu ich z nimi zgromadzenie plenarne przedstawiło zarządowi swoje propozycje dotyczące wniosków z konferencji. Zarząd sporządził sprawozdanie w ścisłej współpracy z posiedzeniem plenarnym i przy zachowaniu pełnej przejrzystości.
Zgromadzenie plenarne Konferencji obejmowało 108 przedstawicieli Parlamentu Europejskiego, traktowanych równorzędnie 108 przedstawicieli parlamentów krajowych, 108 obywateli oraz 54 przedstawicieli Rady i trzech przedstawicieli Komisji Europejskiej. W obradach uczestniczyło też po 18 przedstawicieli Komitetu Regionów i Europejskiego Komitetu Ekonomiczno-Społecznego, po sześciu wyłonionych w wyborach przedstawicieli władz regionalnych i władz lokalnych, 12 przedstawicieli partnerów społecznych oraz ośmiu przedstawicieli społeczeństwa obywatelskiego. Posiedzenia plenarne konferencji, którym przewodniczyło trzech współprzewodniczących zarządu, odbyły się w budynkach PE w Strasburgu we wszystkich językach urzędowych Unii i były również transmitowane na żywo.

Delegacja Parlamentu Europejskiego na sesję plenarną Konferencji składała się ze 108 posłów z wszystkich siedmiu grup politycznych oraz posłów niezrzeszonych. W jej skład wchodziło sześciu z siedmiu przedstawicieli Parlamentu i obserwatorów w zarządzie konferencji, a jej przewodniczącym był Guy Verhofstadt (Renew, BE). Delegacja spotykała się przed sesjami plenarnymi konferencji w celu przygotowania wkładu Parlamentu, począwszy od inauguracyjnej sesji plenarnej w dniach 18-19 czerwca 2021 r.