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La Conferenza sul futuro dell'Europa è stata un esercizio di democrazia deliberativa aperto, inclusivo e completamente nuovo. Ha consentito agli europei di condividere le proprie esperienze e idee sull'Europa e di presentare proposte per contribuire all'orientamento delle future politiche dell'UE.
La Conferenza è stata frutto dell'accordo tra Parlamento europeo, Consiglio dell'UE e Commissione europea sancito con la dichiarazione comune firmata il 10 marzo 2021 a Bruxelles. Le tre istituzioni, i cui presidenti hanno costituito la Presidenza congiunta, si sono impegnate ad ascoltare i cittadini europei e a dare prontamente seguito, nell'ambito delle relative competenze, alle raccomandazioni ricevute. La Conferenza si è conclusa nella primavera del 2022.
I lavori della Conferenza sono stati presieduti dal Comitato esecutivo, che ha agito a nome della Presidenza congiunta. Il Comitato era composto da rappresentanti delle tre istituzioni su base paritaria ed è stato presieduto congiuntamente. I rappresentanti della COSAC provenienti dai vari parlamenti nazionali hanno partecipato come osservatori alle riunioni del Comitato. Sono stati invitati come osservatori anche i rappresentanti del Comitato europeo delle regioni, del Comitato economico e sociale europeo e le parti sociali.

La Conferenza è stata ufficialmente inaugurata il 9 maggio 2021 con una cerimonia al Parlamento europeo di Strasburgo, dopo l'approvazione del regolamento da parte del Comitato esecutivo. L'avvio della Conferenza è stato preceduto dal lancio della sua piattaforma digitale multilingue il 19 aprile.
La piattaforma online è stato il luogo virtuale in cui i cittadini potevano presentare proposte, condividere idee e interagire nelle 24 lingue ufficiali dell'Unione europea. I contributi dei cittadini europei sono stati raccolti, esaminati e monitorati durante tutto il corso della Conferenza. Sulla piattaforma era anche possibile trovare eventi organizzati da persone e associazioni, ma anche da autorità locali, regionali e nazionali di tutta Europa. Le principali idee e raccomandazioni raccolte sono state utilizzate come contributi per le altre due componenti della Conferenza, vale a dire i panel europei di cittadini e la plenaria.
I quattro panel europei di cittadini erano composti da 200 cittadini selezionati in modo casuale che hanno discusso di diversi argomenti e presentato le loro proposte. I panel erano rappresentativi della popolazione dell'Unione in termini di origine geografica, genere, età e condizioni socio-economiche.

La plenaria della conferenza ha discusso delle raccomandazioni dei panel europei e nazionali di cittadini e dei contributi raccolti sulla piattaforma digitale multilingue, raggruppati per tema. Le raccomandazioni dei cittadini sono state presentate e discusse. Successivamente la plenaria ha presentato le conclusioni della Conferenza al Comitato esecutivo. Quest'ultimo ha redatto una relazione in piena collaborazione e in piena trasparenza con la plenaria.
La plenaria della Conferenza era composta da 108 rappresentanti del Parlamento europeo, 54 del Consiglio, tre della Commissione europea, 108 dei parlamenti nazionali, in condizioni di parità, e 108 cittadini. Hanno inoltre partecipato 18 rappresentanti del Comitato delle regioni e 18 del Comitato economico e sociale, 6 rappresentanti eletti degli enti regionali e 6 rappresentanti eletti degli enti locali, 12 rappresentanti delle parti sociali e 8 rappresentanti della società civile. Le riunioni della plenaria della Conferenza, presiedute dai tre copresidenti del Comitato esecutivo, si sono tenute nei locali del Parlamento europeo a Strasburgo, in tutte le lingue ufficiali dell'Unione e sono state trasmesse in diretta streaming.

La delegazione del Parlamento europeo alla plenaria della Conferenza era composta da 108 deputati provenienti dai 7 gruppi politici e dal gruppo dei non iscritti. Comprendeva sei dei sette rappresentanti del Parlamento e osservatori presso il Comitato esecutivo della Conferenza. La delegazione era guidata da Guy Verhofstadt (Renew, BE). La delegazione si riuniva prima delle plenarie della Conferenza per preparare il contributo del Parlamento, a partire dalla plenaria inaugurale del 18 e 19 giugno 2021.