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La Conferencia sobre el Futuro de Europa constituyó un ejercicio abierto e inclusivo sin precedentes de democracia deliberativa que ha permitido a los europeos compartir sus ideas y expectativas sobre Europa y formular propuestas para ayudar a orientar las futuras políticas de la Unión.
El Parlamento Europeo, el Consejo de la Unión Europea y la Comisión Europea acordaron celebrar esta Conferencia en la declaración conjunta firmada en Bruselas el 10 de marzo de 2021. Las tres instituciones, cuyos presidentes formaron la Presidencia conjunta, se comprometieron a escuchar a los europeos y a dar un seguimiento rápido, dentro de su ámbito de competencias, a las recomendaciones que se formularan. La Conferencia elaboró sus conclusiones en la primavera de 2022 y sus trabajos fueron supervisados por un Comité Ejecutivo, en nombre de la Presidencia conjunta. El Comité estaba compuesto por representantes de las tres instituciones que lo copresidían en pie de igualdad. En sus reuniones, participaron en calidad de observadores representantes de la COSAC de los Parlamentos nacionales de la UE. También se invitó en calidad de observadores a representantes del Comité Europeo de las Regiones, del Comité Económico y Social Europeo y de los interlocutores sociales.

La Conferencia se inauguró oficialmente el 9 de mayo de 2021 con una ceremonia en la sede de Estrasburgo del Parlamento Europeo, tras la aprobación de su Reglamento por parte del Comité Ejecutivo. A la puesta en marcha de la Conferencia le precedió el lanzamiento de su plataforma digital multilingüe el 19 de abril del mismo año.
La plataforma funcionó como lugar virtual donde los ciudadanos podían presentar sus propuestas, compartir ideas e interactuar en las veinticuatro lenguas oficiales de la Unión. Estas contribuciones se recogieron, analizaron y supervisaron a lo largo de la Conferencia. En la plataforma también era posible encontrar actos organizados por particulares y organizaciones, así como por autoridades nacionales, regionales y locales de toda Europa. Los otros dos componentes de la Conferencia, a saber, los paneles europeos de ciudadanos y el pleno, se apoyaron en las principales ideas y recomendaciones recogidas en la plataforma.
Cada uno de los cuatro paneles europeos de ciudadanos se componía de doscientos ciudadanos, elegidos de forma aleatoria, que debatieron diferentes temas y presentaron sus propuestas. Los paneles eran representativos de la población de la Unión según varios criterios: origen geográfico, género, edad y contexto socioeconómico.

El pleno de la Conferencia debatió las recomendaciones de los paneles nacionales y europeos de ciudadanos, así como las aportaciones recogidas en la plataforma digital multilingüe, agrupadas por temas. Después de que los ciudadanos presentaran y debatieran las recomendaciones, el pleno presentó su propuesta de conclusiones de la Conferencia al Comité Ejecutivo. Este último redactó, con total transparencia, un informe en colaboración con el pleno.
El pleno de la Conferencia estaba compuesto por ciento ocho representantes del Parlamento Europeo, cincuenta y cuatro del Consejo, tres de la Comisión Europea, ciento ocho de los Parlamentos nacionales (repartidos equitativamente) y ciento ocho ciudadanos. También participaron dieciocho representantes del Comité de las Regiones y dieciocho del Comité Económico y Social Europeo, seis representantes electos de las autoridades regionales y seis de las autoridades locales, doce representantes de los interlocutores sociales y ocho de la sociedad civil. Las reuniones del pleno de la Conferencia, presididas por los tres copresidentes del Comité Ejecutivo, se celebraron en los locales del Parlamento en Estrasburgo en todas las lenguas oficiales de la Unión y, además, se retransmitieron en directo.

La Delegación del Parlamento Europeo en el pleno de la Conferencia contó con ciento ocho eurodiputados de los siete grupos políticos y los diputados no inscritos, entre ellos, seis de los siete representantes y observadores del Parlamento en el Comité Ejecutivo de la Conferencia y estuvo encabezada por Guy Verhofstadt (Renew, BE). Sus reuniones se celebraban antes de las sesiones del pleno de la Conferencia a fin de preparar la contribución del Parlamento, y sus trabajos comenzaron desde el pleno inaugural de los días 18 y 19 de junio de 2021.